Opisz model działalności, nie tylko liczbę faktur
Dwie małe spółki mogą potrzebować innego zakresu obsługi. Jedna wystawia kilka faktur za usługi, druga prowadzi magazyn, sprzedaje za granicę i zatrudnia pracowników. Liczba faktur jest początkiem opisu, ale nie wystarczy do rzetelnej wyceny.
Informacje do pierwszej rozmowy
- Rodzaj działalności i data planowanego rozpoczęcia współpracy.
- Liczba dokumentów w zwykłym i najbardziej intensywnym miesiącu.
- Liczba rachunków bankowych, waluty i operatorzy płatności.
- Pracownicy, umowy i oczekiwany zakres obsługi kadrowej.
- Magazyn, środki trwałe, rozliczenia zagraniczne i inne obszary do omówienia.
- Potrzebne raporty zarządcze i częstotliwość kontaktu.
Jeśli czegoś nie wiesz, zapisz pytanie zamiast zgadywać. Biuro powinno wskazać, jakie informacje są konieczne do określenia zakresu i ceny.
Ustal granice usługi
Zapytaj, kto przygotowuje dokumenty, kto zatwierdza dane i jak przekazywane są informacje o terminach. Sam dostęp do programu nie mówi jeszcze, czy w cenie jest opieka konkretnej osoby i pomoc w wyjaśnieniu błędów.
Oddziel prowadzenie ksiąg od dodatkowych konsultacji. Nie zakładaj, że każde zagadnienie podatkowe, prawne lub kadrowe mieści się w abonamencie. Zakres powinien wynikać z pisemnej oferty.
Porównaj typowy rok
Gdy otrzymasz cenniki, uwzględnij prace roczne, wdrożenie i przewidywane dopłaty. Użyj listy elementów cennika oraz karty porównania. Jeżeli przechodzisz z innego biura, przygotuj także plan przekazania obsługi.
Przygotuj dwa miesiące zamiast jednej średniej
Do pierwszego zapytania wybierz zwykły miesiąc i miesiąc, w którym dzieje się najwięcej: pojawia się więcej sprzedaży, pracowników albo rozliczeń z zagranicą. Dla każdego zapisz liczbę faktur sprzedaży i zakupu, operacji bankowych oraz innych dokumentów. Poproś biuro, aby wskazało, które z tych pozycji wlicza do limitu pakietu. Taki opis pozwala zobaczyć, czy pozornie tani abonament utrzyma się także wtedy, gdy firma ma więcej pracy.
Jeżeli działalność dopiero startuje, oznacz liczby jako szacunek. Nie wpisuj do formularza przypadkowej „średniej”, żeby otrzymać dokładnie wyglądającą cenę. Lepsze są dwa uczciwe scenariusze i pytanie, co stanie się z opłatą po przekroczeniu limitu.
Poproś o ofertę, którą można sprawdzić po roku
W odpowiedzi biura powinny dać się oddzielić koszty miesięczne od wdrożenia, obsługi pracowników, dodatkowych konsultacji i prac związanych z końcem roku. Zapytaj również, kto będzie Twoją osobą kontaktową, jak szybko biuro zgłasza braki w dokumentach i jak akceptujesz pracę wykraczającą poza umowę. Jeśli oferta nie opisuje tych zasad, poproś o doprecyzowanie przed zestawieniem kwot.
Zapisz obok ceny warunki rozwiązania współpracy oraz sposób przekazania danych. To nie przewiduje wszystkich przyszłych problemów, ale ułatwia porównanie dwóch propozycji dotyczących tej samej firmy. Kalkulator na stronie głównej pomoże policzyć roczny koszt po otrzymaniu liczb.