Księgowość fundacji i stowarzyszenia: obowiązki i terminy

W skrócie

Fundacja i stowarzyszenie z osobowością prawną prowadzą księgi rachunkowe niezależnie od wysokości przychodów, bo ustawa o rachunkowości obejmuje spółki oraz „inne osoby prawne” bez progu (Dz. U. 2026 poz. 522, art. 2 ust. 1 pkt 1, stan na 3 października 2026 r.). Od 1 stycznia 2026 r. małe organizacje pozarządowe mogą zamiast tego prowadzić uproszczoną ewidencję przychodów i kosztów, jeśli ich przychody w roku poprzednim nie przekroczyły 1 000 000 zł, nie prowadzą działalności gospodarczej i nie mają statusu organizacji pożytku publicznego.

Sprawozdanie finansowe trzeba sporządzić w 3 miesiące od dnia bilansowego, zatwierdzić w 6 miesięcy i złożyć w rejestrze sądowym w 15 dni od zatwierdzenia. Fundacja składa też coroczne sprawozdanie z działalności właściwemu ministrowi. Fundacja rodzinna ma własne zasady, opisane niżej.

Jaką księgowość musi prowadzić fundacja lub stowarzyszenie?

Zasada jest prosta: organizacja będąca osobą prawną prowadzi księgi rachunkowe. Art. 2 ust. 1 pkt 1 ustawy o rachunkowości wymienia obok spółek handlowych „inne osoby prawne”, a fundacja uzyskuje osobowość prawną z chwilą wpisu do KRS (art. 7 ust. 2 ustawy o fundacjach), podobnie stowarzyszenie (art. 17 ust. 1 Prawa o stowarzyszeniach). Próg 2,5 mln euro, który decyduje o księgach przy jednoosobowej działalności, tu nie ma zastosowania.

Ustawa wymienia też jednostki organizacyjne bez osobowości prawnej, z wyjątkiem spółek (art. 2 ust. 1 pkt 5), więc ich status, na przykład stowarzyszenia zwykłego, trzeba ocenić osobno z księgowym. Dochodzi do tego wyjątek dla małych podmiotów, opisany w kolejnej sekcji, który pozwala uprościć ewidencję, ale nie zwalnia z jej prowadzenia.

Pełna księgowość oznacza księgi z planem kont, zamknięcie roku, inwentaryzację i sprawozdanie finansowe z bilansem, rachunkiem zysków i strat oraz informacją dodatkową (art. 45 ust. 2). Dla kierownika jednostki, czyli zarządu fundacji lub stowarzyszenia, ma to znaczenie praktyczne: odpowiedzialność za wykonanie obowiązków z zakresu rachunkowości pozostaje przy nim także po powierzeniu ich biuru, jeśli biuro nie przejmie jej na piśmie (art. 4 ust. 5). Dlatego umowa z biurem powinna to wprost regulować, co opisuje poradnik o umowie z biurem rachunkowym.

Kiedy wystarczy uproszczona ewidencja przychodów i kosztów?

Ustawa o rachunkowości przewiduje, że jednostki wymienione w art. 10a ust. 1 ustawy o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie mogą prowadzić uproszczoną ewidencję przychodów i kosztów (art. 3 ust. 5). Warunki ustawa pożytkowa zmieniła ustawą z 8 listopada 2024 r. (Dz. U. 2024 poz. 1761), w mocy od 1 stycznia 2026 r. Według tekstu jednolitego ustawy, Dz. U. 2025 poz. 1338, organizacja pozarządowa, z wyłączeniem spółek kapitałowych, prowadzi taką ewidencję, gdy spełnia kryteria z tabeli.

Do końca 2025 r. kryteria brzmiały inaczej: obowiązywał niższy limit przychodów (100 000 zł) z wyłącznie określonych tytułów oraz wymóg działania w sferze zadań publicznych. Ustawa z 2024 r. uchyliła te warunki. Limit nie obowiązuje w roku, w którym jednostka rozpoczęła działalność (art. 10a ust. 2). Gdy organizacja przestanie spełniać warunki, zawiadamia urząd skarbowy w ciągu 90 dni od końca ostatniego miesiąca roku podatkowego, w którym prowadziła ewidencję (ust. 5 pkt 2). Można też zrezygnować w trakcie roku, ale wtedy księgi prowadzi się od początku roku podatkowego (ust. 4a).

Sposób prowadzenia tej ewidencji określa rozporządzenie ministra finansów wydane na podstawie art. 10a ust. 6, więc o szczegółach zapisów warto zapytać biura, które ma w tym doświadczenie. Uproszczenie dotyczy ewidencji, a nie obowiązku rozliczeń z urzędem czy obowiązku wynikającego ze statutu.

Czym księgowość organizacji różni się od księgowości firmy?

Różnica widać w sprawozdaniu. Dla organizacji pozarządowych ustawa o rachunkowości przewiduje osobny załącznik nr 6 z układem bilansu i rachunku zysków i strat (art. 46 ust. 5 pkt 6 i art. 47), przy czym organizacja może zamiast niego sporządzić bilans według załącznika nr 1 (art. 46 ust. 6). W rachunku zysków i strat przychody i koszty dzieli się na działalność statutową i działalność gospodarczą. W ramach statutowej wyodrębnia się nieodpłatną działalność pożytku publicznego, odpłatną działalność pożytku publicznego i pozostałą działalność statutową.

W bilansie po stronie pasywów zamiast kapitału zakładowego jest fundusz statutowy, a w informacji dodatkowej trzeba podać między innymi strukturę zrealizowanych przychodów ze wskazaniem źródeł, przychody ze składek członkowskich i dotacji ze środków publicznych, strukturę poniesionych kosztów oraz źródła zwiększenia i sposób wykorzystania funduszu statutowego (załącznik nr 6 do ustawy). Organizacja z statusem pożytku publicznego dodaje dane o przychodach i kosztach z 1,5 proc. podatku dochodowego od osób fizycznych.

W praktyce oznacza to, że księgowy musi od początku rozdzielać wpływy według tytułu: składki, darowizny, dotacje, sprzedaż odpłatna. Ewidencja bez takiego rozdziału utrudnia przygotowanie sprawozdania, a przy dotacjach ze środków publicznych trzeba je wykazać osobno w informacji dodatkowej. Dlatego przed wyborem biura trzeba zapytać, czy ma doświadczenie z organizacjami pozarządowymi, a nie tylko z firmami.

Jakie terminy mają fundacje i stowarzyszenia?

Terminy ustawowe biegną od dnia bilansowego, którym zwykle jest koniec roku kalendarzowego, o ile statut nie ustala innego roku obrotowego. Tabela zbiera najważniejsze z nich.

Sprawozdanie finansowe sporządza się w postaci elektronicznej i opatruje kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym albo podpisem osobistym (art. 45 ust. 1f ustawy o rachunkowości). Podpisują je osoba, której powierzono prowadzenie ksiąg, i kierownik jednostki, a gdy jednostką kieruje organ wieloosobowy, wszyscy jego członkowie albo co najmniej jedna osoba w sposób wskazany w art. 52 ust. 2b (art. 52 ust. 2).

Sprawozdanie fundacji dla ministra to dokument inny niż sprawozdanie finansowe. Składa się je na formularzu opublikowanym w BIP urzędu obsługującego Ministra Sprawiedliwości, a według strony ministerstwa termin upływa 31 grudnia danego roku za rok wcześniejszy. Obowiązku z art. 12 ust. 2 nie stosuje się do fundacji ze statusem OPP, które zamieściły sprawozdania merytoryczne i finansowe w BIP zgodnie z ustawą o działalności pożytku publicznego (art. 12 ust. 2a). Redakcja nie znalazła w tekście Prawa o stowarzyszeniach odpowiednika tego obowiązku dla stowarzyszeń, dlatego ich sprawozdawczość wynika głównie ze statutu, ustawy o rachunkowości i umów dotacyjnych.

Czy fundacja i stowarzyszenie płacą CIT?

Podatek dochodowy od osób prawnych może dotyczyć organizacji, ale ustawa o CIT przewiduje zwolnienie dochodów podatników, których celem statutowym jest między innymi działalność naukowa, oświatowa, kulturalna, w zakresie sportu, ochrony środowiska, dobroczynności, ochrony zdrowia i pomocy społecznej. Zwolnione są one jednak tylko „w części przeznaczonej na te cele” (Dz. U. 2026 poz. 554, art. 17 ust. 1 pkt 4). Zwolnienie stosuje się też wtedy, gdy dochód ulokowano w określonych papierach wartościowych lub jednostkach funduszy inwestycyjnych, o ile jest przeznaczany i wydatkowany na te cele, bez względu na termin (art. 17 ust. 1e i 1f).

Zwolnienie nie jest tym samym co brak obowiązków. Art. 27 ust. 1 ustawy o CIT zwalnia z obowiązku złożenia zeznania podatników zwolnionych na podstawie art. 6 ust. 1 oraz kilka wskazanych grup, na przykład kościelne osoby prawne w zakresie niegospodarczej działalności statutowej. Zwolnienie z art. 17 ust. 1 pkt 4 nie jest tam wymienione, więc co do zasady organizacja z takim zwolnieniem nadal składa zeznanie w ustawowym terminie, ale to ocena, którą trzeba potwierdzić z księgowym lub doradcą podatkowym, zwłaszcza gdy organizacja ma dochody z działalności gospodarczej.

Zwolnienie dotyczy dochodu przeznaczonego na cele statutowe. Dochód z działalności gospodarczej, który nie jest na nie wydatkowany, może być opodatkowany, dlatego rozdział przychodów i kosztów w księgach ma wymiar podatkowy, a nie tylko sprawozdawczy.

Jak wygląda księgowość fundacji rodzinnej?

Fundacja rodzinna jest osobą prawną utworzoną w celu gromadzenia mienia, zarządzania nim w interesie beneficjentów i spełniania świadczeń na ich rzecz (art. 2 ust. 1 ustawy o fundacji rodzinnej, Dz. U. 2023 poz. 326). Nabywa osobowość prawną z chwilą wpisu do rejestru fundacji rodzinnych prowadzonego przez Sąd Okręgowy w Piotrkowie Trybunalskim (art. 4). Fundator wnosi mienie na fundusz założycielski w wysokości określonej w statucie, nie niższej niż 100 000 zł (art. 17).

Ustawa o rachunkowości obejmuje „inne osoby prawne”, więc fundacja rodzinna co do zasady prowadzi księgi rachunkowe. Wniosek ten wynika z przepisów, a poszczególne obowiązki trzeba sprawdzić z księgowym, bo sama ustawa o fundacji rodzinnej odwołuje się do ustawy o rachunkowości na przykład przy badaniu sprawozdania, które przed zatwierdzeniem przeprowadza się, jeśli wymaga tego ustawa o rachunkowości (art. 72 pkt 4). Sprawozdanie finansowe zatwierdza uchwałą zgromadzenie beneficjentów (art. 72 pkt 1), a do rejestru wpisuje się wzmiankę o złożeniu rocznego sprawozdania z oznaczeniem dnia i roku obrotowego, które fundacja zgłasza sądowi niezwłocznie, najpóźniej w 7 dni od zdarzenia (art. 117 ust. 1 pkt 15, art. 122 ust. 1).

• CIT: od świadczeń przekazanych lub postawionych do dyspozycji przez fundację rodzinną podatek wynosi 15 proc. podstawy (art. 24q ust. 1 ustawy o CIT).
• Działalność gospodarcza poza dozwolonym zakresem: stawka 25 proc. i brak zwolnień z art. 17-18f (art. 24r).
• Deklaracja: składana do urzędu skarbowego do końca trzeciego miesiąca roku następnego (art. 24s ust. 1).

Fundacja rodzinna wymaga zatem biura, które zna jej odrębną ustawę i podatek od świadczeń, a nie tylko ogólną rachunkowość. W zapytaniu warto wprost napisać, że chodzi o fundację rodzinną.

Co powinna obejmować oferta biura dla organizacji?

Zakres ofert dla organizacji różni się od ofert dla firm, więc lista pytań też powinna być inna. Pytania wynikają z obowiązków opisanych wyżej.

• Czy biuro prowadzi księgi według załącznika nr 6 i rozdziela przychody na nieodpłatną, odpłatną i pozostałą działalność statutową oraz gospodarczą?
• Czy obsługuje uproszczoną ewidencję, jeśli organizacja spełnia warunki z art. 10a, i kto składa zawiadomienie do urzędu?
• Czy w cenie jest sprawozdanie finansowe z informacją dodatkową i jego złożenie w rejestrze sądowym w 15 dni od zatwierdzenia?
• Czy biuro przygotuje dane do sprawozdania z działalności składanego ministrowi, jeśli to fundacja, albo do sprawozdania merytorycznego OPP?
• Czy zeznanie CIT, ewentualne rozliczenia VAT i dokumentacja zwolnienia statutowego są w abonamencie?
• Czy biuro rozlicza dotacje i prowadzi wyodrębnioną ewidencję kosztów projektów, jeśli organizacja z nich korzysta?
• Kto podpisuje sprawozdanie po stronie biura i jak zorganizowany jest podpis elektroniczny zarządu?

Cen dla organizacji pozarządowych nie ma w żadnym źródle, które Redakcja mogłaby zacytować. Oferteo nie wyodrębnia takiej kategorii, a jej strona o pełnej księgowości podaje dla całej kategorii widełki od 5 257 zł do 8 608 zł netto i średnią 6 933 zł bez wskazania okresu i zakresu (odczyt z 2 października 2026 r.), więc nie przypisujemy ich organizacjom. Cenę ustala się dopiero z oferty, a ofertę dla organizacji trzeba rozpisać według tych samych pozycji co dla firmy. Do zestawienia dwóch propozycji w skali roku służy kalkulator kosztów rocznych, a o samych składnikach ceny pisze poradnik o cenniku pełnej księgowości.

Kto odpowiada za księgi i sprawozdanie w organizacji?

W organizacji kierownikiem jednostki jest zarząd. Gdy zarząd jest organem wieloosobowym, a nie wskazano osoby odpowiedzialnej, odpowiedzialność ponoszą wszyscy jego członkowie (art. 4 ust. 5 ustawy o rachunkowości). Dlatego w statucie lub uchwale warto wskazać, kto za co odpowiada, a w umowie z biurem zapisać zakres przejętej odpowiedzialności. To, że księgi prowadzi zewnętrzne biuro, nie zdejmuje z zarządu obowiązków związanych z terminami i zatwierdzeniem sprawozdania.

Sprawozdanie zatwierdza organ zatwierdzający wskazany w statucie lub w przepisach, a w stowarzyszeniu najwyższą władzą jest walne zebranie członków (art. 11 ust. 1 Prawa o stowarzyszeniach). Zarząd zapewnia sporządzenie sprawozdania w 3 miesiące od dnia bilansowego i przedstawia je właściwym organom zgodnie z przepisami i statutem (art. 52 ust. 1). Terminy zatwierdzenia i złożenia do rejestru liczy się już od zatwierdzenia, więc opóźnienie na etapie zebrania przesuwa kolejne obowiązki.

Jeśli organizacja rozważa zmianę biura, procedurę przekazania ksiąg opisuje poradnik o zmianie biura rachunkowego, a porównanie dwóch ofert ułatwia karta porównania ofert.

Źródła i zakres informacji

• Tekst jednolity ustawy o rachunkowości, Dz. U. 2026 poz. 522: art. 2 ust. 1 pkt 1 i 5, art. 3 ust. 5, art. 4 ust. 5, art. 45 ust. 1f i 2, art. 46 ust. 5 pkt 6 i ust. 6, art. 47, art. 52, 53, 69 ust. 1, załącznik nr 6.
• Tekst jednolity ustawy o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie, Dz. U. 2025 poz. 1338: art. 3 ust. 2, art. 10a, art. 23; zmiany w art. 10a z ustawy z 8 listopada 2024 r., Dz. U. 2024 poz. 1761 (w mocy od 1 stycznia 2026 r.).
• Tekst jednolity ustawy o fundacjach, Dz. U. 2023 poz. 166: art. 7 ust. 2, art. 12 ust. 2, 2a, 2b; zmiana z Dz. U. 2026 poz. 316 (uchylenie art. 5 ust. 1b).
• Ministerstwo Sprawiedliwości, Fundacje: nadzór (odczyt 3 października 2026 r.): termin sprawozdania i rozporządzenie z 20 grudnia 2022 r.
• Ustawa z 26 stycznia 2023 r. o fundacji rodzinnej, Dz. U. 2023 poz. 326: art. 2, 4, 17, 72, 117, 122.
• Tekst jednolity ustawy o CIT, Dz. U. 2026 poz. 554: art. 17 ust. 1 pkt 4, ust. 1e-1f, art. 24q-24s, art. 27 ust. 1.
• Oferteo, kategoria Pełna księgowość (odczyt 2 października 2026 r.): widełki dla całej kategorii.

Materiał ma charakter ogólnej informacji według stanu na 3 października 2026 r. i nie stanowi porady prawnej ani podatkowej. Sytuację konkretnej organizacji, w tym zwolnienia i status OPP, warto potwierdzić z księgowym lub doradcą podatkowym.