W skrócie
Od 1 lutego 2026 r. każdy krajowy podatnik odbiera faktury ustrukturyzowane w KSeF, a wystawiać je tam muszą od razu firmy, których sprzedaż z podatkiem w 2024 r. przekroczyła 200 mln zł. Od 1 kwietnia 2026 r. obowiązek wystawiania obejmuje wszystkich pozostałych, także jednoosobowe działalności i podatników zwolnionych z VAT (Ministerstwo Finansów, zasady obowiązywania KSeF, 27 kwietnia 2026 r.).
Do 31 grudnia 2026 r. poza systemem można jeszcze fakturować, dopóki faktury podlegające KSeF nie przekroczą w miesiącu 10 000 zł brutto, a od 1 stycznia 2027 r. ten wyjątek znika. Kary z art. 106ni ustawy o VAT mają według obowiązującego tekstu ruszyć 1 stycznia 2027 r., lecz projekt UD477 z września 2026 r. przesuwa je na 1 stycznia 2028 r., a według stanu na 3 października 2026 r. nie jest jeszcze prawem.
Jakie terminy KSeF obowiązują i które już minęły?
Obowiązkowy KSeF wprowadziła ustawa z 5 sierpnia 2025 r. (Dz. U. 2025 poz. 1203), a jej przepisy o fakturowaniu zaczęły działać 1 lutego 2026 r. Cały harmonogram mieści się w kilku datach i dwie pierwsze są już za nami.
| Data | Kogo dotyczy | Co się zaczyna lub kończy | Podstawa |
|---|---|---|---|
| 1 lutego 2026 r. | Wszyscy krajowi podatnicy; podatnicy ze sprzedażą z podatkiem powyżej 200 mln zł w 2024 r. | Odbiór faktur przez KSeF dla wszystkich, wystawianie w KSeF dla największych | art. 106gb, art. 145l ustawy o VAT |
| 1 kwietnia 2026 r. | Pozostali podatnicy | Wystawianie w KSeF; do końca 2026 r. wyjątek do 10 000 zł brutto miesięcznie | art. 145m |
| do 31 grudnia 2026 r. | Sprzedawcy fakturujący z kasy rejestrującej | Faktury z kasy i paragony z NIP uznane za faktury mogą zostać poza KSeF | art. 145n |
| 1 stycznia 2027 r. | Wszyscy | Wygasają wyjątki z art. 145m i 145n, numer KSeF trafia do przelewów, w obecnym brzmieniu ustawy zaczynają się kary | art. 108g, art. 106ni |
| 1 stycznia 2028 r. (projekt) | Wszyscy | Proponowany nowy początek kar, jeszcze nieuchwalony | projekt UD477 |
Próg 200 mln zł liczy się z kwotą podatku i dotyczy sprzedaży z 2024 r., a nie z roku bieżącego (art. 145l, tekst jednolity ustawy o VAT). Dla pozostałych firm liczy się druga data. Ustawa nie zna osobnych terminów dla branż ani form prawnych.
Od kiedy KSeF obowiązuje jednoosobową działalność i małe firmy?
Forma prawna niczego tu nie rozstrzyga: według Ministerstwa Finansów każdy podatnik, czynny i zwolniony z VAT, który wystawia fakturę, robi to w KSeF, a jednoosobowa działalność nie ma osobnego harmonogramu (MF, JDG i MŚP). Dotyczy to także firm zwolnionych z VAT przy sprzedaży do 240 000 zł. Jedyną ulgą jest miesięczny limit z art. 145m.
Zasady liczenia limitu MF opisuje tak:
- sumuje się wartość brutto, czyli z VAT, faktur wystawionych w danym miesiącu kalendarzowym;
- wchodzą do niej tylko faktury, które i tak musiałyby trafić do KSeF, więc nie wlicza się sprzedaży z kasy, paragonów z NIP do 450 zł ani faktur dla osób fizycznych nieprowadzących działalności;
- o miesiącu decyduje data wystawienia faktury, nie sprzedaży: sprzedaż z 5 kwietnia zafakturowana 7 maja liczy się w maju;
- po przekroczeniu limitu KSeF obowiązuje od faktury, która go przekroczyła, oraz od wszystkich kolejnych, a niższa sprzedaż w następnym miesiącu niczego nie cofa.
Dla mikrofirmy z kilkoma fakturami w miesiącu przesunięcie na 1 stycznia 2027 r. jest więc czasem na naukę, a nie zwolnieniem. Ministerstwo zachęca do wcześniejszych przygotowań, a faktury od kontrahentów trzeba odbierać w systemie od lutego 2026 r. (MF, pytania o próg 10 000 zł).
Kogo KSeF nie dotyczy i kto jest z niego zwolniony?
Z samego statusu nie zwalnia nikt: ani forma prawna, ani zwolnienie z VAT, ani mały obrót. Wyłączenia dotyczą rodzaju faktury lub nabywcy, a jedyna ulga kwotowa działa do końca 2026 r.
| Sytuacja | Czy faktura musi być w KSeF? | Podstawa lub źródło |
|---|---|---|
| Sprzedaż osobie fizycznej nieprowadzącej działalności | Nie; wystawienie w KSeF jest dobrowolne, a wtedy fakturę przekazuje się w uzgodniony sposób z kodem QR | art. 106ga ust. 2 pkt 4 i ust. 4; MF |
| Paragon z kasy | Nie, KSeF dotyczy wyłącznie faktur | MF, najczęstsze pytania |
| Sprzedawca bez siedziby i stałego miejsca działalności w Polsce | Nie | art. 106ga ust. 2 pkt 1 i 2 |
| Rozliczenia w procedurach szczególnych, jak IOSS i nieunijny OSS | Nie | art. 106ga ust. 2 pkt 3; MF |
| Bilety jednorazowe w przewozie osób, płatne autostrady, polisy spełniające warunki faktury uproszczonej | Nie | rozporządzenie MFiG z 7 grudnia 2025 r.; MF |
| Polska firma sprzedająca podmiotowi z zagranicy | Tak; fakturę wystawia się w KSeF i przekazuje nabywcy w uzgodniony sposób | MF, zasady obowiązywania KSeF |
| Podatnik zwolniony z VAT | Tak, od 1 kwietnia 2026 r., z limitem 10 000 zł do końca 2026 r. | MF, zasady obowiązywania KSeF |
Nota księgowa i faktura pro forma nie są fakturami, więc nie trafiają do KSeF. Zagraniczny odbiorca dostaje fakturę poza systemem, na przykład jako PDF z kodem QR, ale sprzedawca z Polski najpierw wystawia ją w KSeF.
Od kiedy odbiera się faktury w KSeF i jak je księgować?
Odbiór faktur przez KSeF obowiązuje od 1 lutego 2026 r. i nie zależy od tego, kiedy samemu zaczyna się wystawiać. Termin 1 kwietnia odsunął tylko wystawianie, więc faktury od dużych dostawców czekają w systemie także na małą firmę (MF, wystawianie i otrzymywanie faktur, 27 kwietnia 2026 r.). Faktura jest uznana za otrzymaną w dniu nadania jej numeru KSeF (art. 106na ust. 3), a nie w dniu otwarcia. System nie wysyła powiadomień, więc ktoś musi do niego zaglądać albo robi to program księgowy.
Księgowo zmienia się mało. Według MF KSeF nie zmienia terminów odliczenia VAT: podatek naliczony odlicza się w okresie, w którym powstał obowiązek podatkowy, nie wcześniej niż w okresie otrzymania faktury, a niewykorzystane prawo można zrealizować w jednym z trzech kolejnych okresów przy rozliczeniu miesięcznym albo w dwóch przy kwartalnym. Dniem poniesienia kosztu jest według MF data wystawienia faktury: przy fakturze online dzień wysłania do KSeF, przy offline data z pola P_1. W pliku JPK_V7 faktury wystawione poza KSeF dostają znacznik BFK, a faktury offline24 bez numeru KSeF w dniu przesłania ewidencji znacznik DI (MF, najczęstsze pytania, 29 kwietnia 2026 r.).
Faktura wystawiona przez kontrahenta poza KSeF, mimo obowiązku, nie odbiera nabywcy prawa do odliczenia: decydują przesłanki z art. 86 i 88 ustawy o VAT. Faktury, którą już wydano poza systemem, nie wystawia się drugi raz w KSeF, bo powstają wtedy dwie faktury do jednej sprzedaży.
Ile czasu na wysłanie faktury do KSeF i czy można użyć wczorajszej daty?
Ogólny termin wystawienia faktury się nie zmienił: nie później niż 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu dostawy lub usługi (art. 106i ust. 1). W trybie online dodatkowego czasu na wysyłkę nie ma, bo faktura jest wystawiona w dniu przesłania do KSeF (art. 106na ust. 1). Terminy pojawiają się dopiero w trybach szczególnych.
| Tryb | Kiedy działa | Termin wysłania do KSeF | Podstawa |
|---|---|---|---|
| Online | Zwykła praca systemu | W dniu wystawienia, bo wysłanie jest wystawieniem | art. 106na ust. 1 |
| Offline24 | Wybór podatnika, na przykład przy słabym łączu | Niezwłocznie, najpóźniej następnego dnia roboczego po wystawieniu | art. 106nda ust. 2 |
| Niedostępność KSeF | Prace serwisowe ogłoszone w BIP | Najpóźniej następnego dnia roboczego po końcu niedostępności | art. 106nh ust. 2 |
| Awaria | Komunikat w BIP i w oprogramowaniu interfejsowym | 7 dni roboczych od zakończenia awarii | art. 106nf ust. 4 |
| Awaria całkowita | Komunikat w środkach społecznego przekazu | Faktur nie dosyła się | art. 106ng, art. 106nf ust. 7 |
W trybach offline24 i niedostępności krajowy nabywca z NIP odbiera fakturę w KSeF, więc sprzedawca nie wydaje mu jej przed wysłaniem. Może dać „potwierdzenie transakcji” z dwoma kodami QR, które nie jest fakturą i nie daje prawa do odliczenia VAT. Tylko w trybie awaryjnym fakturę wolno przekazać od razu, w uzgodniony sposób. Bezpłatna Aplikacja Podatnika wystawia faktury wyłącznie online, więc offline24 wymaga programu zintegrowanego z KSeF.
Czy fakturę można wysłać z datą z poprzedniego dnia?
Można, ale z konsekwencją. Jeśli data w polu P_1 jest wcześniejsza niż dzień wysłania, faktura jest traktowana jak wystawiona w trybie offline24, a jej datą wystawienia pozostaje data z P_1 (art. 106nda ust. 16; Podręcznik KSeF 2.0, cz. II, wydanie z sierpnia 2026 r.). Dla offline24 ustawa wymaga wysłania niezwłocznie, najpóźniej następnego dnia roboczego. Datę z przyszłości system odrzuca razem z całym plikiem.
Co zmienia się 1 stycznia 2027 r.?
Pierwszy dzień 2027 r. zamyka dwa wyjątki z przepisów epizodycznych. Rząd opisuje to wprost w uzasadnieniu projektu UD477: od 1 stycznia 2027 r. nie będzie już faktur z kas rejestrujących ani wyłączenia dla fakturujących do 10 000 zł brutto miesięcznie (wykaz prac legislacyjnych rządu, 22 września 2026 r.).
Przy kasie zmiana jest widoczna najbardziej. Paragon z NIP nabywcy nadal można wystawić, ale od 2027 r. nie jest on fakturą uproszczoną, więc firma, która chce rozliczyć zakup, potrzebuje faktury z KSeF. Sprzedawca musi ustalić, jak klient firmowy ją dostanie. Praktykę opisuje poradnik o fakturach w KSeF, a sprzedaż online omawia tekst o księgowości sklepu internetowego.
Druga zmiana dotyczy przelewów. Przy płatnościach od 1 stycznia 2027 r. czynny podatnik VAT, który płaci innemu czynnemu podatnikowi za fakturę ustrukturyzowaną, podaje w tytule numer KSeF albo identyfikator zbiorczy (art. 108g), a przy podzielonej płatności numer trafia do komunikatu przelewu. MF wyjaśnia, że obowiązek nie obejmuje zaliczki, której nie udokumentowano jeszcze fakturą zaliczkową, ani płatności podmiotów zagranicznych. Numeru KSeF nie ma w pliku XML faktury, zwraca go system w urzędowym poświadczeniu odbioru, więc trzeba go pobrać z systemu.
Czy kary za błędy w KSeF zaczną się w 2027 r., czy w 2028 r.?
Kara z art. 106ni ustawy o VAT grozi w trzech sytuacjach: gdy podatnik wbrew obowiązkowi nie wystawił faktury w KSeF, gdy w czasie awarii, niedostępności lub w trybie offline24 wystawił fakturę niezgodnie z wzorem, oraz gdy nie przesłał w terminie takiej faktury do systemu. Naczelnik urzędu skarbowego nakłada ją decyzją w wysokości do 100% podatku wykazanego na fakturze, a przy fakturze bez podatku do 18,7% kwoty należności ogółem. Karę płaci się w 14 dni od doręczenia decyzji. Za samo uchybienie tym obowiązkom nie wszczyna się postępowań o przestępstwa i wykroczenia skarbowe (art. 106ni ust. 4).
Tekst jednolity ustawy o VAT, ogłoszony 28 września 2026 r., wiąże wejście w życie przepisów o karach (ust. 1–3 i 5–7) z 1 stycznia 2027 r. (Dz. U. 2026 poz. 1263). Projekt UD477, opublikowany 22 września 2026 r., przesuwa je na 1 stycznia 2028 r. W 2027 r. organy KAS przypominałyby o obowiązku, a przy braku reakcji sprawdzałyby rozliczenia podatnika. Rada Ministrów ma przyjąć projekt w IV kwartale 2026 r. Dopóki ustawa nie zostanie uchwalona i ogłoszona, obowiązuje termin 1 stycznia 2027 r., a odroczenie dotyczy kar, nie samego obowiązku.
Brak faktury w KSeF nie zamyka kontrahentowi drogi do odliczenia VAT: MF uznaje to za uchybienie formalne, a odpowiedzialność obciąża co do zasady wystawcę. Nabywca, który często dostaje faktury spoza systemu, powinien jednak zachować dowody zapłaty i odbioru, bo organ może traktować taką praktykę jako sygnał ryzyka.
Jak przygotować firmę przed 1 stycznia 2027 r.?
Lista zakłada, że firma wystawia faktury innym firmom. Pierwsze punkty zajmują najwięcej czasu.
- Policz faktury z kolejnych miesięcy 2026 r. według dat wystawienia i sprawdź, czy limit 10 000 zł brutto nie został już przekroczony (zasady liczenia podaje MF); jeśli tak, KSeF obowiązuje od tamtej faktury.
- Ustal, kto loguje się do systemu. Jednoosobowa firma ma komplet uprawnień automatycznie, a spółka bez pieczęci kwalifikowanej składa zawiadomienie ZAW-FA i wyznacza osobę fizyczną. Dostępy opisuje poradnik o certyfikacie i tokenie KSeF.
- Nadaj biuru rachunkowemu uprawnienie do wystawiania i przeglądania faktur w Aplikacji Podatnika, w zakładce uprawnień, z prawem dalszego przekazywania, jeśli biuro ma przekazać je pracownikom.
- Wybierz narzędzie: Aplikacja Podatnika, Aplikacja Mobilna lub e-mikrofirma (bezpłatne, od MF) albo program zintegrowany z KSeF.
- Wyznacz osobę, która regularnie sprawdza faktury zakupu, bo od nadania numeru faktura jest uznana za otrzymaną, co wpływa na termin płatności i odliczenie VAT.
- Przy sprzedaży z kasy ustal, jak klient firmowy dostanie fakturę, gdy paragon z NIP przestanie ją zastępować.
- Sprawdź, czy bank lub program potrafi wpisać numer KSeF do tytułu przelewu.
- Uzgodnij z biurem scenariusz awaryjny: kto wystawia faktury offline i kto pobiera certyfikat typu 2, potrzebny do drugiego kodu QR.
Jak zapytać biuro rachunkowe o KSeF przed podpisaniem umowy?
Przepisy nie narzucają cen biur, więc to, czy KSeF mieści się w abonamencie, rozstrzyga oferta (składniki ceny opisuje poradnik o cenniku pełnej księgowości). Pytania, które odróżniają konkret od ogólnika: czy biuro samo pobiera faktury zakupu i jak często, czy wystawia faktury w imieniu klienta i na jakich uprawnieniach, czy w cenie jest tryb offline24 oraz obsługa awarii, kto odpowiada za błędy importu do programu i czy za nadanie uprawnień biuro liczy opłatę jednorazową.
Odpowiedzi od kilku biur zestawisz w tabeli z poradnika o porównywaniu ofert biur rachunkowych, a opłatę za wdrożenie wpiszesz w taśmie rocznego kosztu w pozycji prac rocznych i wdrożenia.
Źródła i zakres informacji
- Obwieszczenie Marszałka Sejmu z 1 września 2026 r., Dz. U. 2026 poz. 1263: tekst jednolity ustawy o VAT, art. 106ga, 106na, 106nda, 106nf, 106ng, 106nh, 106ni, 108g, 145l–145n.
- Ustawa z 5 sierpnia 2025 r., Dz. U. 2025 poz. 1203: etapowe wprowadzenie obowiązkowego KSeF od 1 lutego 2026 r.
- Rozporządzenie Ministra Finansów i Gospodarki z 7 grudnia 2025 r., Dz. U. 2025 poz. 1740: przypadki bez obowiązku wystawiania faktur ustrukturyzowanych.
- MF, Zasady obowiązywania KSeF i przepisy prawne, 27 kwietnia 2026 r.: harmonogram, kary, wyłączenia, numer KSeF w płatnościach.
- MF, Najczęstsze pytania, 29 kwietnia 2026 r.: limit 10 000 zł, odliczenie VAT, Aplikacja Podatnika, znaczniki JPK.
- MF, Wystawianie i otrzymywanie faktur, 27 kwietnia 2026 r.: odbiór faktur, terminy odliczenia, koszty w KPiR.
- MF, Tryb offline24, 6 lutego 2026 r.: termin wysyłki, data wystawienia, kody QR.
- MF, Podręcznik KSeF 2.0, cz. II, wydanie z sierpnia 2026 r. (stan prawny na 1 lutego 2026 r.): data wystawienia a pole P_1, odliczenie VAT z faktur spoza KSeF.
- MF, JDG i MŚP, 30 października 2025 r. oraz pytania o próg 10 000 zł, 20 listopada 2025 r.: jednoosobowe firmy, zasady liczenia limitu.
- Wykaz prac legislacyjnych rządu, projekt UD477, 22 września 2026 r.: odroczenie kar do 1 stycznia 2028 r.
Tekst opisuje stan prawny na 3 października 2026 r. i ma charakter ogólnej informacji, a nie porady prawnej ani podatkowej. Szczegóły własnej sytuacji potwierdź z doradcą podatkowym lub biurem rachunkowym.
Praktyczne odpowiedzi
Częste pytania
Kiedy wchodzi KSeF dla małych firm?
Odbiór faktur w KSeF obowiązuje małe firmy od 1 lutego 2026 r., a wystawianie od 1 kwietnia 2026 r. Do 31 grudnia 2026 r. firma, której faktury podlegające KSeF nie przekraczają w miesiącu 10 000 zł brutto, może jeszcze fakturować poza systemem, a po przekroczeniu limitu KSeF obowiązuje od tej faktury. Od 1 stycznia 2027 r. wyjątek wygasa i wszyscy wystawiają faktury w KSeF.
Czy KSeF dotyczy jednoosobowej działalności gospodarczej?
Tak. Według Ministerstwa Finansów forma prawna nie ma znaczenia, a obowiązek obejmuje każdego podatnika, czynnego i zwolnionego z VAT, który wystawia faktury. Jednoosobowa firma wystawia je w KSeF od 1 kwietnia 2026 r., a mieszcząca się w miesięcznym limicie 10 000 zł brutto może pozostać poza systemem najdłużej do końca 2026 r. Komplet uprawnień do własnego konta ma przypisany automatycznie.
Kogo nie dotyczy KSeF w 2026 roku i kto jest z niego zwolniony?
Nikt nie jest zwolniony z samego statusu, ale część faktur zostaje poza systemem. To faktury dla osób fizycznych nieprowadzących działalności, faktury sprzedawców bez siedziby i stałego miejsca działalności w Polsce, rozliczenia w procedurach szczególnych, takich jak IOSS, oraz przypadki z rozporządzenia, na przykład bilety jednorazowe w przewozie osób. Paragony nie są fakturami, więc KSeF ich nie obejmuje.
Ile czasu na wysłanie faktury do KSeF?
W trybie online faktura jest wystawiona w dniu wysłania, więc osobnego terminu nie ma; ogólny termin wystawienia to 15. dzień miesiąca po miesiącu dostawy. W trybie offline24 faktura musi trafić do KSeF niezwłocznie, najpóźniej następnego dnia roboczego. Po niedostępności systemu termin to następny dzień roboczy po jej zakończeniu, a po ogłoszonej awarii 7 dni roboczych od jej końca.
Czy można wysłać do KSeF fakturę z poprzedniego dnia?
Można, ale taka faktura jest traktowana jak wystawiona w trybie offline24, a jej datą wystawienia zostaje wcześniejsza data z pola P_1. Dla offline24 ustawa wymaga wysłania do KSeF niezwłocznie, najpóźniej w następnym dniu roboczym po dniu wystawienia. Data z przyszłości jest niedozwolona: system odrzuca plik, jeśli pole P_1 wskazuje dzień późniejszy niż dzień wysłania.
Jak księgować faktury z KSeF?
Zasady księgowania się nie zmieniły, zmienił się sposób dostarczenia faktury. Datą otrzymania jest dzień nadania numeru KSeF, a VAT naliczony odlicza się w okresie, w którym powstał obowiązek podatkowy, nie wcześniej niż w okresie otrzymania faktury. Koszt w KPiR ujmuje się według daty wystawienia: przy fakturze online jest to data wysłania do KSeF, przy offline data z pola P_1.
Czy będą kary za KSeF w 2026 roku?
Nie. Kary z art. 106ni ustawy o VAT mają według obowiązującego tekstu obejmować naruszenia od 1 stycznia 2027 r., więc za błędy z 2026 r. nie są nakładane. Projekt UD477 z września 2026 r. przesuwa początek kar na 1 stycznia 2028 r., ale na 3 października 2026 r. nie jest jeszcze prawem. Kara może sięgać 100% podatku z faktury albo 18,7% należności ogółem, gdy faktura nie ma podatku.
Co, jeśli sprzedawca nie wystawił faktury w KSeF?
Nabywca nie traci z tego powodu prawa do odliczenia VAT: według Ministerstwa Finansów brak faktury w KSeF to uchybienie formalne, a odliczenie zależy od przesłanek z art. 86 i 88 ustawy o VAT. Odpowiedzialność za naruszenie obciąża co do zasady wystawcę. Nabywca powinien zachować dowody zapłaty i odbioru, bo faktury spoza systemu mogą zwiększać ryzyko weryfikacji.